در سلسله نوشته های تجربه نگاری به اشتراک گذاری تجربیاتمان با شما در عرصه های مختلفی که کار کردیم، از رویدادها، برنامه ها، کارگاه ها و… گرفته تا پرونده هایمان می پردازیم. این نوشته ها به مرور زمان به روز رسانی می شود و چنانچه در هر موردی سوالی داشتید می توانید با ما مطرح کنید.
برای آغاز کار توصیه می شود که حتماً اقدام به تشکیل یک دبیرخانه شود. اعضای دبیرخانه مرکب از دانشجویان و هیئت علمی دانشگاه ها باشد بسیار مطلوب تر است. زیرا اساتید محترم دانشگاه ها در هماهنگی دانشگاه ها برای برگزاری، محل اسکان شرکت کنندگان، هماهنگی داوران، آماده سازی پرونده، امتیاز دهی به رقابت ها و… کمک بسیار شایانی می رسانند و همچنین می توانند از سایر اساتید هم در این عرصه با سهولت بیشتری درخواست حضور و همکاری کنند. از طرفی قسمت زیادی از کارها نیز به نظم و روحیه تشکیلاتی احتیاج دارد که در اینجا حضور دانشجویان لازم می شود که در فرایند تبلیغات، ثبت نام، آماده سازی آمار دقیق شرکت کنندگان، اقدامات اجرایی هماهنگی سالن ها، پذیرش و… می توانند همکاری کنند.
بهتر است که دو دبیرخانه تشکیل شود یکی دبیرخانه دائمی و ثابت و دیگری دبیرخانه اقتضایی هر دوره از رقابت ها که اعضای آنها می تواند به فراخور هر رقابت متفاوت باشد. به طور مثال در هر دوره از رقابت ها که در دانشگاه های مختلفی برگزار می شود دبیر انجمن علمی، بخشی از تیم اجرایی و منشی های رقابت ها همگی از دانشجویان همان دانشگاه می باشند که لزومی ندارد در دبیرخانه دائمی باشند.
در این بخش قسمت های مختلفی که برای برگزاری رویداد لازم می باشد به ترتیب بیان می گردد و باید توجه داشت که هر کدام نیازمند یک بازبینه(چک لیست) می باشند:
حتماً توجه داشته باشید که پرینت لوایح برای داوران، آماده سازی پوشه های رقابت ها، آماده سازی کارت شناسایی کادر اجرایی، منشی ها و… قبل از رقابت ها یا چند روز مانده به رقابت ها صورت گیرد تا مبادا مشکلی پیش آید.
برنامه رقابت ها را بر اساس قرعه کشی آماده کنید و ترجیحاً یک فایل و جدول در موردش طراحی کرده و هم در گروهی که برای ارتباط با نمایندگان تیم ها تاسیس کرده اید قرار دهید و هم در قالب A3 در کنار هر سالن و کلاسی که می خواهد رقابت ها در آنها برگزار شود و در راهروها قرار دهید. به علاوه با توجه به تعداد تیم های ثبت نامی داورانی را که مشخص کرده اید را قبل رقابت ها یک جلسه توجیحی برایشان برگزار کنید و با توجه به وقت و زمانی که دارند و تعداد رقابت هایی که می توانند داوری کنند، برایشان رقابت ها را مشخص کرده و در جدول هم بیاورید منتها برای خودتان، شرکت کنندگان لزومی ندارد که از اسامی داوران رقابت هایشان آگاهی داشته باشند.
حتما با دبیر انجمن علمی را رابطتان به دانشگاه محل برگزاری هماهنگ کنید که اسامی کسانی که می خواهند به عنوان منشی فعالیت کنند را به شما برساند، بنا به تعداد رقابت ها و تیم هایی که شرکت می کنند، تعداد منشی ها می تواند متغیر باشد. حتما با آنان یک گروه مجازی تشکیل داده و جدای از یک جلسه توجیه و معارفه حضوری، در آن گروه نیز مجددا با آن ها نکاتی را در میان بگذارید. حتما سعی کنید برای منشی ها جدولی تهیه کنید و کارهایی که می خواهید آنان برای هر رقابت انجام دهند در آن جدول بیاورید تا آنان مسیر برایشانه مشخص تر باشد.
یک سالن یا اتاق یا کلاس مناسب جهت استراحت داوران و قرار دادن پرونده ها بعد هر رقابت و در نهایت جمع بندی امتیازات انتخاب کنید که قابل دسترسی برای همه نباشد.
تیم رسانه خیلی مهم می باشد، آنان باید از همه رقابت ها و ارائه ها فیلم های کوچکی تهیه کنند، عکس بگیرند، با اساتید و داوران و تعدادی از شرکت کنندگان و در نهایت اگر شرایط میسر شد تیم های برتر مصاحبه کنند، حواشی ای که پیش می آید را ضبط کنند و…
هر کدام از این قسمت هایی که مطرح شد نکات بیشتری هم دارند که در اینجا فقط اهم نکات مطرح شد، جهت کسب اطلاعات بیشتر و کامل تر و دریافت نکات تکمیلی و تفصیلی به ادمین مجمع در شبکه های پیام رسانی ایتا یا تلگرام پیام دهید یا با شماره تماس ما با ما در ارتباط باشید:
09387501023